Fragen ans Netzwerk - FAQs

Wie verändern sich Veranstaltungen in Zeiten von Corona?

Moderation

Wie verändert sich die Moderation in virtuellen und hybriden Events?

Katie Gallus (Moderatorin): Eine Moderation ist und bleibt auch in hybriden und virtuellen Veranstaltungen wichtig. Eine Veranstaltung glänzt inhaltlich durch eine konkrete Gesprächsführung. Im virtuellen Raum zeigt sich die Qualität einer Moderation und eines roten Fadens wie im Brennglas. Mein Tipp: Schwerpunkt nicht nur auf inhaltliche Briefings legen, sondern auch auf die technischen Abläufe. Das gibt für alle vor und hinter der Bühne Sicherheit und weniger Pannen. So macht live vor Ort und im Stream richtig Spaß!

Catering

Wie findet eine kontaktlose Verköstigung statt? Wie sieht das Buffet in Zukunft aus?

Silvio Raschke (John Catering): Es gibt auch weiterhin Buffets. Allerdings in anderer Form. Beispielsweise mit einer Ausgabe der Speisen durch unsere Service-Mitarbeiter oder mit hygienisch verpackten Speisen im to go-Style zur Selbstbedienung durch die Veranstaltungsteilnehmer. Die Buffetstrecken werden durch Hygienestationen und Markierungen zur Einhaltung der Sicherheitsabstände erweitert.

Wie kann eine Kaffeepause stattfinden oder wird es in kontaktlosen Zeiten keine Kaffeepause mehr geben ?

Silvio Raschke (John Catering): Ja. Kaffeepausen sind weitehin möglich und auch sehr empfehlenswert. Sie gibt den Teilnehmern zwischendurch die Möglichkeit, sich die Beine zu vertreten, für den nächsten Vortrag oder die nächste Diskussion Energie zu tanken und um zu netzwerken. Außerdem können so in den Pausen die Räume durchlüftet werden und ggf. Umbauten und die Desinfektion von bspw. Mikrofonen realisiert werden.

Wie können Mindestabstände im Cateringbereich gewährleistet werden?

Silvio Raschke (John Catering): Durch Bodenmarkierungen und Hinweisschilder können wir die Teilnehmer auf die Mindestabstände aufmerksam machen. Getrennte Aus- und Eingänge sowie die Kennzeichnung von Laufwegen helfen den außerdem dabei Abstand zu halten.

Ist aufgrund der Corona-Maßnahmen mit Mehrkosten zu rechnen?

Silvio Raschke (John Catering): Um die erhöhten Sicherheitsanforderungen gewärleisten zu können, ist mit erhöhten Personalkosten zu planen.

Teilnehmendenmanagement:

Wie findet die kontaktlose Registrierung vor Ort statt?

Michael Quade (dev crew): Schon bei der Einladung beginnt das “neue Normal” mit Hygiene- und Ablauf-Hinweisen. Die Anmeldung und Registrierung vor Ort kann kontaktlos über einen QR-Code auf dem Smartphone abgewickelt werden. Die Kontaktdaten werden regelkonform gespeichert.

Veranstaltungsmanagement

Werden Events nun teurer?

Cornelia Wiemeyer (greenstorming): Hier gibt es eine Verlagerung. Kosten, wie Reise-, Transport oder auch Cateringkosten fallen zumindest zum Teil weg. Aber es kommen neue Positionen hinzu. Bei hybriden Veranstaltungen muss man die zusätzliche Technik mitbedenken. Außerdem müssen Formate neu überdacht werden, da Veranstaltungen im virtuellen Raum anders konzipiert und durchdacht sein müssen als Präsenzveranstaltungen. Diese Änderungen kann man als Chance begreifen, Veranstaltungen mit ihren Zielen und Zielgruppen neu zu definieren und zu denken, um so innovative und kreative neue Wege zu gehen.

Wie ist Netzwerken in kontaktlosen Zeiten möglich?

Cornelia Wiemeyer (greenstorming): Kontakt kann man jederzeit haben - auch in virtuellen Formaten. Es gibt die nun schon klassische Möglichkeiten über den Chat miteinander zu kommunizieren, aber man kann auch themenspezifische virtuelle Workshop-Räume gestalten, in dem sich Teilnehmende treffen - auch verabreden - können, um sich auszutauschen. Hier wäre es auch denkbar, dass man bei hybriden Events die Teilnehmenden des Präsenzformates durch aufgestellte Touchscreens hieran teilhaben lässt. Dies ist aber nur ein Beispiel für Netzwerken in virtuellen Umgebungen. Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, die allerdings auch von den Zielen und der Zielgruppe abhängt.

Location

Wie verändern sich die Anforderungen an die Veranstaltungsorte?

Anke Stopperich (BESONDERE ORTE): Wir haben uns nicht nur mit der Infrastruktur und der Logistik beschäftigt, sondern haben auch das Thema Live-Streaming weiterentwickelt. Daraus wird ein Paket mit Streaming, verschiedenen Kameras, der Einbindung von mehreren externen Gästen im Live-Stream.
Wo vor Corona noch Veranstaltungen mit mehreren Hundert Gästen stattfinden konnten, gilt heute der Sicherheitsabstand. Die Teilnehmenden nehmen die Maske erst am Sitzplatz ab.
Aber auch diese neuen, vielleicht ungewohnten, Abläufe  funktionieren und können schön aussehen, wenn man sich die passenden Gedanken macht.

Konferenzdolmetschen

Sind hybride und virtuelle Events in mehreren Sprachen möglich?

Gyda Thurow (Beratende Dolmetscherin / Quadriga - Language Experts): Schon heute gibt es die Möglichkeit des Ferndolmetschens in sicherer Umgebung und mit unbegrenzter Teilnehmerzahl bis zu 10 Sprachen. In diesen Formaten wird die Technik allerdings recht komplex. Damit Simultandolmetschen trotzdem reibungslos gelingt, verlassen wir uns auf die mehrkanalige Audio- und Videotechnik und leistungsstarke Internetverbindungen professioneller Technikstudios („Dolmetsch-Hubs“). Beratung und permanente Technikbetreuung inklusive. Schauen Sie gerne mal in unsere Checkliste.
Schutz- und Hygienekonzept

Wird für jede Veranstaltung ein Schutz- und Hygienekonzept benötigt?

BESONDERE ORTE: Um Veranstaltungen gemäß SARS-CoV-2-Infektionsschutzverordnung durchzuführen, ist ein Schutz- und Hygienekonzept verpflichtend. Maßgebend dafür sind die Hygiene- und Schutzmaßnahmen (Leitfaden für sichere Veranstaltungen in Berlin während der Corona-Pandemie). Im Wesentlichen geht es darum, das Übertragungsrisiko für Gäste, Referentinnen und Referenten sowie andere - an der Veranstaltung beteilige - Personen zu minimieren.

Wer ist für das Schutz- und Hygienekonzept verantwortlich?

BESONDERE ORTE: Verantwortlich für das Konzept sind Veranstaltende gleichermaßen wie Locationbetreiber. Beauftragt die/der Veranstaltende weitere Gewerke wie einen Caterer, so ist sie/ er dafür verantwortlich, über das Konzept zu informieren und sicher zu stellen, dass gemäß des Konzeptes gehandelt wird. Zum Beispiel indem der Caterer seine Mitarbeitenden entsprechend schult. Wir haben ein Schutz- und Hygienekonzept für die Locations der BESONDEREN ORTE erstellt, das wir gemeinsam mit dem Veranstaltenden individuell auf die jeweilige Veranstaltung anpassen.