Virtuelle Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen oder digitale Konferenzen sind derzeit in aller Munde und von den Laptops vieler Unternehmen, Organisationen und Selbständiger nicht mehr wegzudenken. Sie haben sich vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie in den letzten Monaten etabliert und erlauben es, dass wir uns trotz nationaler und internationaler Kontaktbeschränkungen untereinander austauschen und kooperieren können.

Doch digitale Veranstaltungsformate sind mehr als nur Notlösungen. Jenseits der derzeitigen Pandemie bieten sie uns - ggf. auch im Zusammenspiel mit klassischen Präsenzformaten - langfristig die Chance, nachhaltig neue Wege zu gehen. So ermöglichen Sie uns zum Beispiel, den Teilnehmendenkreis unserer Veranstaltungen zu erweitern und ihre Reichweite zu erhöhen. Sie helfen uns mit digitalen Lösungen ökologisch nachhaltige Alternativen zu erproben. Und sie bieten uns Flexibilität und Spontanität in einer Welt, in der dies immer wichtiger wird.

Wo genau ist eigentlich der Unterschied zwischen virtuellen und hybriden Veranstaltungen?

Bei rein virtuellen oder digitalen Veranstaltungen sind Moderator*innen, Referent*innen und Teilnehmende an verschiedenen Orten und ausschließlich digital miteinander verbunden. Ihr Austausch ist also rein virtuell und von überall (mit ausreichend guter Internetanbindung) her möglich. Die Bandbreite virtueller Veranstaltungen reicht von Videokonferenzen in kleinen Gruppen bis hin zu Online-Messen mit mehreren Tausend Teilnehmenden.

Hybride Veranstaltungen dagegen sind eine Verknüpfung aus Präsenzveranstaltungen und virtuellen Formaten, welche durch digitale Technologien (z. B. LiveStream, Social Media, etc.) ein größeres Publikum erreichen können. Die Herausforderung bei hybriden Veranstaltungen besteht vor allem darin, die beiden Teilnehmendengruppen in Kontakt zu bringen und den logistischen und konzeptionellen Anforderungen beider Formate gerecht zu werden.

Worauf genau muss bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung geachtet werden und was sind die besten digitalen Techniklösungen?

Wie auch bei klassischen Präsenzformaten gibt es „die eine“ perfekte Lösung und „das eine“ beste Konzept so nicht. Jede Veranstaltung hat  ihre ganz individuellen Anforderungen, sowohl virtuell als auch analog. Es geht darum, das jeweils beste Konzept für Format und Umsetzung immer im Hinblick auf das Ziel des Vorhabens zu entwickeln.

Dabei lohnt es sich, die „digitale Natur“ der Veranstaltung gleich von Anfang an in der Konzeptionsphase zu berücksichtigen und die Planung darauf auszurichten. Sonst kommt es oft zu der Situation, dass versucht wird, eine Präsenzveranstaltung 1 : 1 ins Digitale zu überführen. Um die Möglichkeiten einer virtuellen Veranstaltung jedoch gleich mit einzubeziehen und dadurch ggf. auch neue Wege zu gehen, sollte dies bereits Teil der Konzeptionierung sein.

Es gibt also kein allgemeingültiges Erfolgsrezept für virtuelle Veranstaltungen, aber es gibt - wie bei Präsenzveranstaltungen auch – einige generelle Aspekte, an denen man sich orientieren kann:

  • Die technische Umsetzung orientiert sich am Teilnehmendenkreis: Welche technischen Ressourcen (Hardware, Internetqualität) stehen zur Verfügung? Welches technische Verständnis kann vorausgesetzt werden?
  • Die Wahl der technischen Lösung sollte dem Veranstaltungsziel gerecht werden: Wird ein kleines Konferenztool für einige kleine Workshops gesucht oder eine umfassende Messesoftware benötigt, die es erlaubt, digitale Ausstellungsstände und ein Bühnenprogramm abzubilden? Ist die Veranstaltung eher auf Wissensvermittlung oder Netzwerken ausgerichtet? Was sind die „must haves“ und „nice to haves“? Wo liegen die Prioritäten der Veranstaltung?
  • Ein kurzes und prägnantes Programm: Die Aufmerksamkeitsspanne am Bildschirm ist deutlich kürzer als die bei einer Präsenzveranstaltung. Gleichzeitig ist es für die Teilnehmenden wesentlich einfacher während der Sessions „abzuspringen“. Sowohl das Tagespensum als auch die einzelnen Sessions sollten daher deutlich kürzer sein als bei einer Präsenzveranstaltung. Es bietet sich somit an, kürzere Einheiten über mehrere Tage zu verteilen, statt lange „Konferenztage“ einzuplanen.
  • Einfache Navigation und technischer Support für die Teilnehmenden sind wichtig: Eine einfach Navigation und ein übersichtlicher Aufbau der Konferenzplattform sind gerade bei längeren Events wichtig, damit Teilnehmende nicht im Lauf der Veranstaltung „verloren gehen“ oder eine frustrierende Konferenzerfahrung haben. Es sollte daher sehr auf klare, einfache Kommunikation geachtet werden und ein technischer Support oder zentraler Anlaufpunkt für die Teilnehmenden konstant zur Verfügung stehen.
  • Briefings, technische Co-Moderation und „Generalproben“ für die Referent*innen einplanen: Um Pannen im Veranstaltungsablauf zu vermeiden, bietet es sich an, bereits im Vorfeld technische Briefings und technischen Support für die Referent*innen und Moderation zur Verfügung zu stellen. Sie sollten die Möglichkeit bekommen, die technische Lösung im Vorfeld „auszuprobieren“. Erfahrene Online-Moderator*innen sind während der Veranstaltung hilfreich, um einen reibungslosen Ablauf sicher zu stellen. Es sollten außerdem ausreichend technischer Support und technische Co-Moderator*innen eingeplant werden.
  • Frühzeitig Datenschutzrichtlinien berücksichtigen: Welche Daten sollen während der Veranstaltung erhoben und an wen weitergegeben werden? Ist dies rechtlich möglich? Es lohnt sich, die betreffenden Datenschutzrichtlinien frühzeitig mit einzuplanen und den Teilnehmenden von Anfang an klar zu kommunizieren, wie, wofür und von wem ihre Daten genutzt werden.

Auch wenn die Planung einer virtuellen Veranstaltung auf den ersten Blick viele Fragen aufwirft, so erlaubt sie gleichzeitig neue Lösungsansätze und kreative Ideen. Auch lassen sich Events oft schneller und mit weniger Vorlaufzeit umsetzen als klassische Präsenzveranstaltungen.

Wir freuen uns darauf, mit Ihnen neue Wege zu gehen und unterstützen Sie gerne bei der Konzeption virtueller und hybrider Veranstaltungen, bei der Auswahl der passenden technischen Lösungen, der logistischen Planung und der technischen Umsetzung.